2 Innkalling til møter
2.1 Beramming av møter
Fylkestinget, fylkesutvalget og andre råd og utvalg avholder møter etter møteplan fastsatt av organet selv.
For øvrig avholdes møter i folkevalgte organer når lederen finner det påkrevd, eller minst 1/3 av medlemmene krever det.
Møteplanen for neste kalenderår vedtas senest innen utgangen av desember og publiseres på fylkeskommunens nettsider.
2.2 Innkalling og saksliste
Lederen av det folkevalgte organet setter opp saksliste for det enkelte møte.
Medlemmer av organet skal normalt få innkalling til møter senest ti dager før møtedagen, og innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles på møtet. Medlemmer av fylkesutvalget og hovedutvalgene skal normalt få innkalling til møter senest ti dager før møtedagen, og innkallingen skal inneholde en oversikt og saksfremlegg til de saker som skal behandles på møtet. Varamedlemmer får innkalling straks det er avklart at det er behov for å innkalle vararepresentant.
Innkalling til fylkestinget skal som hovedregel sendes senest 14 dager før fylkestingets møte.
Unntaksvis kan det til et møte vurderes å ettersende saker, eller settes opp tilleggssaker, dersom møteleder vurderer at særlige hensyn tilsier det. Organet selv avgjør om sakene skal tas opp til behandling, eller utsettes til neste møte, jf. pkt. 4.4.
Fylkesutvalgets innstilling til handlings- og økonomiplan (HØP) legges ut til alminnelig ettersyn senest 14 dager før behandling i fylkestinget, jfr. kommuneloven § 14-3.
2.3 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer
Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall, jfr. kommuneloven § 8-1. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte.
Dersom det er innkalt til et alminnelig (fysisk møte), vil møteplikten innebære at man må delta fysisk i møte så lenge det ikke foreligger gyldig forfallsgrunn. Det er ikke adgang til digital deltakelse i møtet.
Har et medlem, eller innkalt varamedlem, gyldig forfall til et møte, skal vedkommende uten opphold meddele dette til politisk sekretariat og oppgi forfallsgrunn. Sekretariatet innkaller straks varamedlem for vedkommende.
Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall, jfr. kommuneloven § 7-10.
Må noen på grunn av gyldig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møteleder. Dersom varamedlem er til stede, trer vedkommende inn. Et varamedlem viker sete dersom det faste medlemmet gjeninntrer.
Hvis en folkevalgt ikke kan ivareta vervet sitt uten at det fører til vesentlig ulempe for hen, kan fylkestinget etter søknad frita den folkevalgte for vervet midlertidig eller for resten av valgperioden, jfr. kommuneloven § 7-9.
Ved varig forfall eller uttreden av verv, gjelder kommunelovens regler for opprykk og nyvalg, jfr. kommuneloven § 7-10.
2.4 Inhabilitet og søknad om fritak av personlige grunner
Reglene om habilitet i forvaltningsloven kap. II og kommuneloven § 11-10 gjelder ved behandling av saker i folkevalgte organer.
Når et medlem av et folkevalgt organ kjenner til forhold som med rimelighet kan føre til at hen anses inhabil, eller det reises tvil om habiliteten, skal medlemmet så snart denne har mottatt innkallingen til møtet melde fra til politisk sekretariat. Dette slik at varamedlem kan varsles og kalles inn.
En folkevalgt kan også søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak dersom vektige personlige grunner tilsier det, jfr. kommuneloven § 11-11.
Det folkevalgte organ voterer over hvorvidt medlemmet skal fratre under behandling av saken. Medlemmet deltar ikke selv i voteringen over egen habilitet eller ved søknad om fritak av personlige grunner.
Hvis det er spørsmål om habilitet til flere i samme sak må alle fratre, da ingen av dem kan delta i behandlingen av de andres habilitet. Dette med mindre organet ikke vil være vedtaksført. I slike tilfeller skal samtlige medlemmer delta i avgjørelsen.
Behandlingen av spørsmål om habilitet og søknad om fritak under møtet, herunder hjemmel for eventuell beslutning, skal protokolleres, jfr. kommuneloven § 11-4 annet ledd.