Reglemet for saksbehandling i folkevalgte organer (Forretningsorden)

4.1 Tilrettelegging og åpning av møte

I fylkestinget og i utvalg skal det legges til rette for bruk av samisk språk. Møteleder avklarer om det er behov for å ha tolk tilgjengelig.

Lederen eller nestlederen for det folkevalgte organ styrer møtet. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Fylkeskommunedirektøren ber utvalget foreslå møteledelse.

Møtelederen roper opp medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer med gyldig forfall. Er minst halvparten av medlemmene til stede, erklærer møteleder møtet for vedtaksført og lovlig satt.

Fra møtet er satt og frem til møtet er hevet, kan ikke organets medlemmer forlate møtet uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møteleder før de tar sete.

4.2 Møteoffentlighet

Møtene i folkevalgte organ er offentlige, jfr. kommuneloven § 11-5.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Organet skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, jfr. kommuneloven § 11-5, 2. ledd.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt, jfr. § 11-5, 3. ledd:

1. Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.
2. Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte, jfr. 11-5, 5. ledd.

Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken, jfr. kommuneloven § 11-4 annet ledd.

4.3 Fjernmøte

Folkevalgte organer i Troms fylkeskommune skal ha adgang til å holde møter som fjernmøte jfr. kommuneloven § 11-7. Det skal fremgå av innkallingen at møtet er et fjernmøte.

Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kommunikasjonen skal foregå i sanntid, det vil si i virkelig tid uten nevneverdig tidsforsinkelse (videokonferanse).

Et møte som skal lukkes etter § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte jfr. § 11-7 tredje ledd.

Det er opp til leder av organet å beslutte å avholde fjernmøte i det konkrete tilfelle. Det må fremgå av innkallingen at møtet avholdes som fjernmøte.

De ordinære saksbehandlingsreglene gjelder også for denne type møter med mindre noe annet er særskilt fastsatt i loven.

4.4 Rekkefølge for behandling av saker, endring av sakskart

Med mindre organet vedtar noe annet, behandles sakene i den rekkefølgen de er oppført på sakslisten.

Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten. De kan også behandle og treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette, jfr. kommuneloven § 11-3.

Er en sak tatt opp til behandling, kan ikke møtet avsluttes før saken er avgjort, eller organet ved flertallsvedtak vedtar å utsette forhandlingene.

4.5 Møteleders redegjørelse

Møteleder leser opp sakens tittel og nummer, og viser til innstillingen. Det gjøres oppmerksom på eventuelle dissenser i innstilling som er gitt av andre folkevalgte organer. Møteleder tar deretter saken opp til debatt.

4.6 Ordning av debatten

Ved møtets begynnelse, eller før ordskiftet i en sak, kan møteleder foreslå at en særskilt fastsatt taletid for å regulere lengden på ordskiftet. Organet vedtar særskilt taletid med alminnelig flertall.

Normal taletid i fylkestinget er fire minutter til hovedinnlegg fra hvert parti, og to minutter til øvrige talere. For ordskiftet i øvrige folkevalgte organer skal det normalt være tre minutter taletid for førstegangsinnlegg, og to minutter for øvrige innlegg.

Møteleder ber representantene tegne seg til innlegg. Partienes hovedtaler i en sak får ordet i første talerunde. Representantene får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen.

I ordskiftet bør ingen ha ordet mer enn to ganger. Imidlertid kan talerne, med tillatelse fra møteleder, få ordet til saksopplysning, korreksjon eller oppklaring av misforståelse.

Møteleder kan tillate replikkordskifte. En replikk og svaret på denne kan ikke være på mer enn ett minutt hver. Dersom en representant får flere replikker rettet mot seg, kan møteleder innvilge utvidet svartid til representanten. 

Møteleder kan sette strek for inntegning av talere. Ved innsigelser vedtar organet med alminnelig flertall å avslutte ordskiftet om saken.

Replikkordskiftet kan ikke finne sted etter at strek er satt for inntegning av nye talere på talerlisten.

4.7 Ordskifte

Taleren skal rette sine ord til møteleder, ikke forsamlingen. Representanten skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen eller andre. Møteleder skal se til at dette overholdes, og be representanten overholder reglementet. Dersom representanten ikke respekterer møteleders advarsler, kan denne ta ordet fra vedkommende eller ved avstemning la forsamlingen med 2/3 flertall avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet.

Den som har ordet, skal ikke avbrytes eller forstyrres. Det er ikke tillatt å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Møteleder skal se til at dette overholdes.

Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å kreve reglementet overholdt, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møteleder ta del i ordskiftet utover ganske korte innlegg, skal hen overlate ledelsen av møtet til nestleder.

4.8 Framsettelse av forslag i møte

Møtende medlemmer og varamedlemmer kan komme med forslag til vedtak til sakene på sakslisten. Forslag skal fremmes muntlig i møtet og sendes inn via elektronisk system til møteleder så tidlig som mulig under behandlingen av saken, men senest før ordskiftet i saken er ferdig. Kravet om skriftlighet gjelder ikke når forslaget bare går ut på at saken skal utsettes, sendes et annet fylkeskommunalt organ eller hvor saken gjelder ansettelse. Møtelederen refererer forslaget.

Dersom organet har vedtatt å sette sluttstrek for ordskiftet, kan det ikke fremsettes nye forslag. Organet kan imidlertid oppheve streken i særskilte tilfeller.

4.9 Representantforslag i fylkestinget

Medlemmer av fylkestinget kan fremsette representantforslag til vedtak, jfr. kommuneloven § 10-9.

Representantforslag kan bare omhandle én sak, og saken må høre inn under fylkeskommunens ansvarsområde. Representantforslag kan ikke ha samme innhold som konkrete saker som ligger til behandling i et av fylkestingets organer. Det kan heller ikke fremmes forslag med samme innhold som konkrete saker som har vært ferdigbehandlet i fylkestingets organer i samme valgperiode, uten å ha fått nødvendig tilslutning.

Representantforslag skal leveres fylkesordfører/ politisk sekretariat senest syv dager før fylkestingsmøtets start.

Et representantforslag skal være ledsaget av en skriftlig begrunnelse som belyser saksforholdet. Forslagsstiller gis inntil 4 minutter til å fremme og begrunne forslaget.

Fylkestinget skal etter forslag fra fylkesordfører avgjøre hvilket utvalg som skal behandle representantforslaget. Fylkeskommunedirektøren har anledning til å uttale seg og eventuelt komme med forslag. Fylkestinget kan avvise forslaget.

Det åpnes ikke for debatt om innholdet i forslaget, kun om hvilket utvalg som skal få saken til innstilling. Det er ikke anledning til å fremme andre forslag.

Det innstillende utvalg kan behandle representantforslaget på følgende måter:

• Hvis utvalget finner at forslaget helt eller delvis bør imøtekommes og at saken egner seg for avgjørelse i fylkestinget uten nærmere utredning, skal innstilling avgis etter at fylkeskommunedirektøren og eventuelt andre utvalg har hatt anledning til å uttale seg.
• Hvis utvalget anser at det er behov for å utrede saken nærmere, kan utvalget oversende forslaget til fylkeskommunedirektøren for saksforberedelse før endelig vedtak
• Hvis utvalget ikke støtter forslaget, skal utvalget fremme innstilling til fylkestinget om at forslaget avvises.

Innstillinger til representantforslag fremmet av utvalget behandles som ordinære saker i fylkestingets møte.

4.10 Interpellasjoner og spørsmål i fylkestinget

Representanter som vil ta initiativ til politisk debatt om aktuelle problemstillinger og sette viktige saker på dagsorden, kan fremme interpellasjoner og skriftlige spørsmål.

Interpellasjoner

Interpellasjoner kan bare omhandle én sak som naturlig hører inn under fylkeskommunens ansvarsområde, og som ikke står på sakslisten til fylkestinget. Interpellasjoner brukes om spørsmål gjeldende større og politisk viktige saker. 

Interpellasjoner skal være fylkesordføreren i hende senest kl. 09.00 syv dager før fylkestingsmøtet starter. I tilfelle flere representanter ønsker å interpellere om samme problemstilling, vil den representanten som først leverte interpellasjonen til fylkesordfører, få anledning til å fremme interpellasjonen.

Interpellasjoner skal besvares av fylkesordfører, eller den som hen utpeker. 

Interpellasjoner skal settes på sakslisten, og kan bare nektes behandlet etter reglene i kommuneloven § 11-3 fjerde ledd.

Taletiden ved behandling av en interpellasjon er avgrenset til 5 minutter for interpellanten og inntil 5 minutter for den som svarer på interpellasjonen. Det gis i tillegg anledning til inntil 30 minutters debatt i forbindelse med interpellasjonen.

Taletiden under slik debatt settes til inntil 2 minutter per innlegg. Med unntak for interpellanten og den som svarer, kan ingen ha ordet mer enn én gang. Interpellanten og den som svarer, kan ha ordet to ganger utenom selve interpellasjonen og svaret – første gang inntil tre minutter og andre gang inntil ett minutt. Interpellanten har adgang til å fremme et forslag til vedtak om oversendelse av interpellasjonen til fylkesordfører for vurdering og eventuell oppfølging. 

Realitetsvedtak i tilknytning til en interpellasjon kan ikke avgjøres i møte, dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette. Et forslag om oversendelse for videre utredning eller annen oppfølging kan vedtas med simpelt flertall.

Skriftlige spørsmål som besvares under fylkestingets møter

Dersom representantene ønsker svar på konkrete spørsmål fra fylkesordfører eller fylkeskommunedirektør, kan det stilles skriftlige spørsmål som besvares under fylkestingets møter. Spørsmål kan bare omhandle én sak som naturlig hører inn under fylkeskommunens ansvarsområde, og som ikke står på fylkestingets saksliste. 

Skriftlige spørsmål skal være fylkesordfører i hende senest kl. 09.00 tre virkedager før fylkestingsmøtet starter og offentliggjøres. 

Et spørsmål og svaret på dette, skal være begrenset til tre minutter til hver. 

Det kan ikke stilles spørsmål om samme sak eller emne som tas opp i en av de meldte interpellasjonene eller om sak som står på sakskartet til fylkestinget. 

Spørsmålsstilleren refererer selv spørsmålet fra talerstolen. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille ett oppfølgingsspørsmål. Oppfølgingsspørsmål og svar kan ikke overstige to minutter.

Skriftlige spørsmål som besvares løpende

Fylkestingets representanter kan sende skriftlige spørsmål til fylkesordfører om enhver sak som hører inn under fylkeskommunens ansvarsområde/virkeområde. Spørsmål sendes til fylkesordfører. 

Spørsmålene skal besvares skriftlig, normalt innen ti dager. Spørsmål og svar skal gjøres tilgjengelig for de andre fylkestingsrepresentantene.

4.11 Uttalelser

Uttalelser varsles ved fylkestingets start på første møtedag.

Uttalelser skal fremmes skriftlig senest innen kl. 17.00 dagen før sak «Uttalelser» behandles i fylkestinget.

Taletiden ved behandlingen av uttalelser er begrenset til 5 minutter for den som fremmer uttalelsen. 

For øvrige er taletiden 2 minutter. Debatten må ikke overstige 30 minutter, eksklusiv innlegget til den som fremmer uttalelsen.

I debatten kan partienes hovedtaler gis ordet to ganger. For øvrig kan ingen gis ordet mer enn en gang.

Uttalelsen tas opp til votering med mindre møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. Tas uttalelsen opp til votering kan fylkestinget med alminnelig flertall vedta den.

4.12 Mottak av utsendinger (deputasjon)

Utsendinger fra foreninger, grupper eller lignende kan be om å få møte for et folkevalgt organ og redegjøre for en sak som står på sakslisten. Slik anmodning skal foreligge senest tre virkedager før møtet settes, og skal rettes til vedkommende leder av organet.

4.13 Høringer, temamøter og orienteringer

Et folkevalgt organ kan beslutte å gjennomføre høring, temamøte eller orientering som ledd i sitt arbeide for å få belyst et saksområde eller en sak som hører inn under organets ansvarsområde.

Høringer, temamøter eller orienteringer må organiseres slik at det ikke er en del av det formelle møtet, men tas i en pause eller før møtet settes. 

Høring er et møte hvor inviterte deltakere legger fram sitt syn og svarer på spørsmål fra organet. Det folkevalgte organ står fritt til å velge hvem som skal høres. Det er ingen som har krav på å få delta på en høring. Høringen kommer i tillegg til øvrig informasjonen organet har. Høringen ledes av organets leder eller nestleder. Deltagerne gis ordet for et kort innlegg for å redegjøre for sitt syn, normalt 10 minutter. Medlemmene i organet kan stille spørsmål. Det er ikke anledning til debatt mellom de folkevalgte medlemmene eller mellom deltagerne og de folkevalgte medlemmene. Publikum har ikke anledning til å ta ordet.

Deltagerne i høringer oppfordres til å levere en kort skriftlig oppsummering av sine synspunkter. 

Det føres ikke referat ved gjennomføring av høring, temamøter og orienteringer, men de skal protokolleres. Eventuelle notater eller presentasjoner knyttet disse skal legges som vedlegg til protokollen.

4.14 Innbyggerforslag

Innbyggerne i fylket kan fremme forslag som gjelder fylkeskommunens virksomhet, jfr. kommuneloven § 12-1. Fylkestinget selv plikter å ta stilling til forslaget dersom det minimum antall innbyggere som kommuneloven til enhver tid krever, står bak forslaget. Fylkestinget skal ta stilling til forslaget innen 6 måneder, med mindre dette blir henvist til behandling sammen med pågående plansak etter plan – og bygningsloven.

I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har samme innhold som et tidligere forslag fremmet som innbyggerforslag, eller samme innhold som en tidligere sak behandlet av fylkestinget i inneværende valgperiode. Fylkestinget tar selv stilling til om forslaget skal avvises.

4.15 Avstemning

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, foreslår møtelederen rekkefølgen for avstemningen eller alternativ stemmegivning. Det skal være anledning til å gi uttrykk for både prinsipale og subsidiære standpunkter under avstemningen.

Avstemningen iverksettes på én av disse måtene:

• Ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter frem med spørsmål om noen stemmer mot.
• Ved stemmetegn, når møteleder oppfordrer de representanter som er for et forslag om å vise det. Når møteleder bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve.
• Ved stemmesedler uten underskrift. Denne avstemningsmåten kan kun brukes ved valg, når dette følger forutsetningsvis av valgformen. To medlemmer som møteleder oppnevner til det, teller opp stemmene.

For at et folkevalgt organ skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i den aktuelle saken, jfr. kommuneloven § 11-9. Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven eller av valgloven § 9-1 femte ledd.

I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt, jfr. kommuneloven § 11-9. Ved valg avgjøres stemmelikhet ved loddtrekning.

4.16 Møtebok

Det skal føres protokoll (møtebok) over forhandlinger i folkevalgte organer. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for offentligheten, jfr. kommuneloven § 11-4.

Møteboken skal inneholde opplysninger om:

• tid og sted for møtet, samt tidspunkt for møtets start og slutt,
• tidspunkt for innkalling og utsending av saksdokumenter,
• møtende medlemmer,
• fraværende medlemmer, og møtende varamedlemmer,
• tidspunkt for medlemmers og varamedlemmers til- og fratreden under møtet, slik at man kan se hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak,
• kronologisk føring av behandlede saker,
• fremsatte forslag under hver sak,
• avstemningsresultat, med spesifiserte stemmetall,
• hvilke vedtak som er truffet,
• hjemmel for vedtak om lukking av møtet,
• hjemmel for vedtak om at medlem er inhabil i behandlingen av en sak, eller får fritak av personlige grunner,
• andre opplysninger som er nødvendige for å vise at vedtak treffes i tråd med bestemmelser i lov og reglement.

Det bør fremgå av protokollen hvilke medlemmer som stemmer for og imot innstillingen eller forslaget.

Fratrer eller tiltrer et eller flere medlemmer under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det fremgår hvem som har deltatt i behandlingen av hver enkelt sak.

Protokolltilførsel og stemmeforklaring skal føres inn i protokollen. Eventuell protokolltilførsel eller stemmeforklaring skal varsles umiddelbart etter avstemningen. Protokolltilførselen skal leveres skriftlig på papir eller elektronisk til møteleder før møtet heves. Ved tvil om tilførselens saklighet avgjør organet om slik tilførsel skal tillates.

Normalt føres protokoll på sakslisten til neste møte for godkjenning av organet. For fylkestinget skal det imidlertid velges to representanter som, sammen med møteleder, godkjenner og underskriver protokollen. Protollen legges frem til fylkestinget til orientering i neste møte.

Møteleder skal legge til rette for at organets vedtak, samt behandlingen av eventuelle interpellasjoner og skriftlige spørsmål, blir gjort digitalt tilgjengelig for organets medlemmer og allmennheten så snart som mulig etter at behandlingen har funnet sted.