Kommunen kan melde inn saker fortløpende, minimum 3 uker før ønsket møtedag. Ring eller send en e-post!
I tillegg til relevante dokumenter og vedlegg ønsker vi et forventningsnotat til møtet (se under). Her presenteres bakgrunn og problemstillinger som ønskes drøftet/spørsmål til planforum. Hensikten er å sikre at riktige myndigheter deltar, samt at alle møter godt forberedt slik at møtet blir effektivt og nyttig for alle som deltar.
Frist for forventningsnotat/vedlegg er tirsdag 2 uker før aktuell møtedag. Dokumenter legges ut på planforums nettside – unntak må vurderes/avtales spesielt.
Om digitale planforum
- Digitale møter avholdes via Teams.
- Møtet vil bli tatt opp på video, fortrinnsvis med tanke på referatskriving. Dette slettes i etterkant av møtet.
- Møtene varer som hovedregel 1,5 - 2 timer pr innmeldte sak.
- Møtene legges opp med kort videopresentasjon av alle deltagerne før kommunene slipper til med maks 20 min presentasjon. Det åpnes for oppklarende spørsmål før vi tar en runde rundt bordet med tilbakemeldinger fra de ulike sektormyndighetene
- Underveis kan deltakerne skrive seg på “talerlisten” for oppklarende spørsmål i chatten. Dette gjøres i samtale-funksjonen i Teams videomøtet.
- Deltagerne kan komme med skriftlige innspill i etterkant av møtet (frist to dager etter møtet). Disse innspillene vil tas med i referatet.
- Alle har på kamera og lyd til presentasjonen rundt bordet er ferdig. Deretter bes det om at alle, utenom kommunen som presenterer, skrur av sitt videokamera og slår av sin mikrofon.
- Møtereferatene blir som normalt lagt ut på fylkeskommunens nettsider om planforum (under sakspapirer og referat).