1 Dekning av utgifter og økonomisk tap
1.1 Godtgjøring av utgifter som følger av vervet
Reise og oppholdsutgifter
Forskriftens § 4 første ledd, bokstav a, gir krav på dekning av faktiske utgifter til reise og opphold (skyss, kost og overnatting) i forbindelse med vervet. Slike utgifter dekkes etter satsene i Statens reiseregulativ. Reiser skal foretas på hurtigste og rimeligste måte så langt dette er mulig, og ved fremsettelse av krav vil fylkeskommunen vurdere hvorvidt utgiftene er søkt holdt innenfor et rimelig nivå. Dette kan medføre at det ikke gis full dekning for faktiske kostnader dersom det forelå reelle og rimeligere reisealternativer.
Krav om dekning av utgifter til skyss, kost og overnatting skal fremsettes så snart som mulig og bør skje innen 6 måneder. Kravet skal fremsettes som elektronisk reiseregning i Visma Expence og må dokumenteres gjennom kvitteringer for utlegg. Det gis normalt ikke kostgodtgjøring når reiseavstanden mellom hjem og møtested er under 15 kilometer en vei.
Reiser mellom arbeidssted eller pendlerbolig og den folkevalgtes hjemsted dekkes inntil én gang per uke, for folkevalgte som har vervet som sin hovedbeskjeftigelse. Slik reise skal ikke føres som ordinær tjenestereise når det gjelder sats for kilometergodtgjøring. Det er opprettet en egen sats for pendlerreiser som skal benyttes ved føring av reiseregning.
Andre utgifter som følge av vervet
Forskriftens § 4 første ledd, bokstav b, gir folkevalgte krav på å få dekket utgifter som er påløpt som følge av vervet. Typiske utgifter som kan være aktuelle å dekke er utgifter til barnepass, stell av syke og eldre o.l.
Bestemmelsen åpner for dekning av utgifter som kan dokumenteres eksempelvis ved fremlagt faktura for innleid barnepass, men også for dekning av ulegitimerte utgifter til omsorgsarbeid. Sistnevnte er aktuelt der den som ivaretar omsorgsforpliktelsen på vegne av den folkevalgte ikke tar vederlag for arbeidet, men likevel har en kostnad ved å måtte sette sine ordinære gjøremål til side. Dokumenterte utgifter dekkes krone for krone inntil fastsatt maksimal sats per døgn. Ulegitimerte utgifter dekkes med en egen sats for ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste per døgn.
Nødvendige utgifter for å ivareta omsorgsoppgaver kan også omfatte ekstra reise og oppholdsutgifter, for eksempel der omsorgsgiver medbringer den man har omsorg for til møtestedet. Et slik eksempel kan være aktuelt der den folkevalgte medbringer barn vedkommende ammer.
Det er kun nødvendige utgifter som påløper som følge av utøvelsen av vervet som folkevalgt som dekkes. Dette innebærer at det vil gjøres en vurdering av om utgiftene har en reell tilknytning til gjennomføring av vervet. For eksempel må det foreligge en reell omsorgsforpliktelse og et omsorgsbehov, og det er en forutsetning at den folkevalgtes egen ivaretakelse av sin omsorgsforpliktelse ville ha hindret utøvelse av vervet som folkevalgt ved deltagelse på det aktuelle møtet/reisen/o.l.
Utgifter til barnepass dekkes som hovedregel ikke der den som ivaretas omsorgsforpliktelsen på vegne av den folkevalgte er en som normalt har omsorgsforpliktelse for barnet, eksempelvis barnets mor eller far. Bestemmelsen åpner for at det i særlige tilfeller kan gjøres unntak fra denne hovedregelen.
Fremsettelse av krav
Søknad om dekning av utgifter til omsorgsarbeid fremsettes via elektronisk reiseregning i Visma Expense, og behandles av politisk sekretariat.
Unntaksvis dekning av utgifter til barnepass der omsorgsgiver er den som normalt har omsorgsforpliktelser for barnet må godkjennes av fylkesordfører før reise/møte. Tilsvarende gjelder for dekning av nødvendige reise- og oppholdsutgifter etter bestemmelsens tredje ledd.
Legitimerte utgifter til omsorgsarbeid dokumenteres ved faktura e.l.
Ulegitimerte utgifter til omsorgsarbeid må sannsynliggjøres ved egenerklæring fra den som ivaretar omsorgsarbeidet på vegne av den folkevalgte. Erklæringen skal inneholde opplysninger om:
- Omsorgsmottakers behov
- Tidsrom for omsorgsarbeidet
- Kontonummer for utbetaling
1.2 Legitimert tapt arbeidsfortjeneste
Tillitsvalgte som mottar arbeidsgodtgjøring etter forskriftens § 6, har krav på erstatning for eventuell tapt inntekt. Dette gjelder de som har verv som har en fast årlig godtgjøring eller møtegodtgjøring. Folkevalgte som er frikjøpt omfattes ikke.
Har du en arbeidsgiver eller du er selvstendig næringsdrivende, skal tapt arbeidsfortjeneste dokumenteres i tråd med forskriftens § 4 femte ledd. Dette gjelder også hvis du mottar dagpenger fra NAV. Fremgangsmåten beskrives nærmere nedenfor.
Krav om erstatning for legitimert tapt arbeidsfortjeneste bør fremmes umiddelbart etter avholdt møte. Maksimal sats for legitimert tapt arbeidsfortjeneste er pr 2025 på kr 4.684,- per dag (før justeringen pr. 1.mai).
For arbeidstaker
Arbeidsgiver må avgi erklæring om at fraværet vil medføre inntektstap for den som har et tillitsverv. Det må fremgå i erklæringen hva størrelsen på inntektstapet er, inklusive feriepenger og eventuelle pensjonsytelser.
Oppgjøret for legitimert tap skal fortrinnsvis skje mellom arbeidsgiver og fylkeskommunen, men dersom det er gjennomført trekk i lønn kan erstatningen utbetales direkte til den som har tillitsvervet. Det er to måte å sende inn krav om erstatning:
- Arbeidsgiver sender faktura direkte til fylkeskommunen.
- Arbeidstaker fremmer krav via reiseregning i Visma Expense, der dokumentert trekk i lønn fra arbeidsgiver legges ved. Dokumentasjonen må vise at det har vært et aktuelt tap av inntekt/trekk i lønn på møtetidspunktet.
For selvstendig næringsdrivende
For selvstendig næringsdrivende må det fremlegges ligningsattest for siste år. Tapt inntekt beregnes gjennom estimert inntekt per dag basert på årlig inntjening. Kapitalinntekter legges ikke til grunn som en del av beregningsgrunnlaget.
Når utregningen er satt mottar man en bekreftelse fra sekretariatet som legges ved reiseregningen som dokumentasjon på faktisk tap av inntekt. Den med tillitsverv fremmer deretter krav via reiseregning i Visma Expense.
1.3 Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste
De med tillitsverv som er uten fast lønnet arbeid, for eksempel hjemmeværende, pensjonister og studenter, har også krav på erstatning for tapt arbeidsinntekt. Disse gruppene kan få erstattet tap i inntekt når de må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsverv.
Tap i inntekt som følge av at ordinære gjøremål må forsømmes, lar seg av praktiske årsaker vanskelig legitimere. For slike tilfeller stilles det i stedet krav om at tapet må være sannsynliggjort. Det følger av dette at for eksempel studenter skal ha erstatning for tapt inntekt dersom de kan sannsynliggjøre at studiene måtte forsømmes på grunn av vervet. Tilsvarende gjelder for hjemmeværende og pensjonister. Dersom vervet må utføres til samme tid som den hjemmeværende eller pensjonisten utfører sine ordinære gjøremål, vil man ha rett til slik erstatning. I KS' veileder om økonomiske vilkår for folkevalgte vises det til eksemplet med pensjonisten som hver onsdag fisker for salg. Dersom hen må i et møte i et folkevalgt organ den dagen, vil man kunne lide et økonomisk tap som kan gå inn under begrepet "ulegitimerte tap". I en eldre sak fra 1996 uttalte departementet at "tap av inntekt" også innebærer annet inntektstap. Hensynene som ligger bak en kompensering av f.eks. hjemmeværende, er at den verdiskaping de står for i form av husarbeid, skal verdsettes på samme på samme måte som verdiskapning i form av vanlig lønnsarbeid.
Man kan også ha krav på erstatning for tap av ekstraordinære inntekter; inntekter man ellers ville hatt, ved siden av den ordinære inntekten, men som man går glipp av på grunn av tillitsvervet. Det må i slike tilfeller sannsynliggjøres at vervet medfører at man ikke kan påta seg ekstraarbeid, og at det er noe man ellers ville gjort hvis man hadde hatt anledning til det. Det bør videre angis
konkret hva slags ekstraarbeid som er aktuelt. Dessuten må det sannsynliggjøres at man ikke kan ta på seg ekstraarbeidet på et annet tidspunkt.
Hensikten med ordningen er at det skal gis økonomisk kompensasjon; tap av fritid erstattes derfor ikke.
Fremsettelse av krav
Krav om erstatning for tapt arbeidsfortjeneste som ikke kan dokumenteres, innvilges etter en lavere sats dersom kravet er sannsynliggjort. Kravet bør fremmes umiddelbart etter avholdt møte via elektronisk reiseregning. Fast sats for ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste er pr. 2025 kr 1.171,- per dag (før justeringen pr. 1.mai).
Ved fremsettelse av krav om erstatning for ulegitimert inntektstap, må kravet sannsynliggjøres med en begrunnet egenerklæring. Det må i egenerklæring redegjøres for hvilke gjøremål som forsømmes på grunn av vervet, herunder dokumentere dette i så stor grad som det er mulig. For studenter kan man f.eks. fremlegge følgende:
- Fremlegge dokumentasjon på opptak til studie, eller studentbevis.
- I egenerklæringen kan man legge ved oversikt over forelesninger man går glipp av. Ved egenstudie bør det legges fram en timeplan som viser dette.