3 Saksbehandlingsregler
3.1 Møteprinsippet
Fylkestinget behandler saker og treffer vedtak i møter. Fylkestinget, fylkesutvalg og fylkestingets hovedutvalg kan holde møter som fjernmøte etter kommuneloven § 11-7.
3.2 Innkalling
Fylkestinget fastsetter tid og sted for sine møter. Fylkestinget skal vedta årlig møteplan innen utgangen av desember måned, året før planen trår i kraft.
Fylkestinget sammenkalles til møte når fylkestinget eller fylkesutvalget vedtar det, når fylkesordfører finner det påkrevd eller 1/3 av medlemmene krever det, for øvrig etter reglene fastsatt i kommunelovens §11-2.
Møtet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter §11-5. Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten.
Fylkesordføreren setter opp saksliste og sender innkalling til fylkestinget, senest 7 dager før fylkestingets møte. Økonomiplan og årsbudsjett legges ut til offentlig ettersyn 14 dager før fylkestinget skal behandle den jf. kommunelovens 14-3.
Innkallingen skal inneholde oversikt over de saker som skal behandles. Innkalling skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, saksliste, program og dokumentene i sakene.
Fylkesordføreren forestår offentlig kunngjøring om fylkestingets møter som inneholder opplysninger om tid og sted, og opplysninger om hvor saksdokumentene er tilgjengelige. Saksdokumentene legges samtidig ut på fylkeskommunens hjemmesider.
3.3 Møteplikt
Representantene i fylkesting, fylkesutvalg og fylkestingets hovedutvalg plikter å møte med mindre det foreligger gyldig forfall. En representant eller en innkalt vararepresentant som er forhindret fra å møte, skal snarest mulig melde dette til møtelederen og opplyse om forfallsgrunnen.
Må et medlem søke møteleder om permisjon under møtet, gjelder krav om gyldig forfall på samme måte. Møteleder kaller straks inn varamedlem i henhold til kommunelovens regler.
Det samme gjøres når møteleder er kjent med at en representant må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møte.
Søknad om forfall/permisjon avgjøres av møteleder.
Fylkeskommunedirektøren har møteplikt i fylkestinget, personlig eller ved en av sine underordnede.
3.4 Øvrige deltakere i møtet
Fylkeskommunedirektøren eller den som møter i hans/hennes sted har talerett. De kan på forespørsel komme med saksopplysninger og redegjørelse, men har for øvrig ikke anledning til å delta i forhandlingene.
Fylkestinget avgjør selv om andre personer eller grupper kan uttale seg om saker som er til behandling. Når slike utsendinger har uttalt seg, svarer fylkesordfører etter behov Fylkestingets medlemmer kan stille utsendingene spørsmål om faktiske sider ved saken, men det er ikke anledning til ordskifte/avstemning før dialogen med utsendingene er avsluttet
3.5 Inhabilitet
Bestemmelsene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder med de særregler som følger av kommuneloven § 11-10.
En representant er selv ansvarlig for å varsle om eventuell inhabilitet og for å orientere møteleder i god tid på forhånd.
Organet selv treffer vedtak om habilitet, uten at vedkommende representant deltar. For øvrig vises til reglene om habilitet i kommuneloven og forvaltningsloven.
3.6 Fritak av personlige grunner
En folkevalgt kan søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak.
Organet avgjør selv om han eller hun skal fritas.
3.7 Møteledelse
Møter i fylkestinget ledes av fylkesordføreren eller fylkesvaraordføreren. Hvis begge har forfall velges særskilt møteleder ved flertallsvalg etter reglene i kommuneloven § 7-8. Andre politiske organer ledes av møteleder valgt av fylkestinget.
Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møteleder skal således se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møteleder vise ut vedkommende tilhører.
3.8 Åpne eller lukkede møter
Møtene holdes for åpne dører. Organet kan vedta at en sak skal behandles for lukkede dører når vilkårene etter kommuneloven er oppfylt.
Fylkestinget skal vedta å lukke møtet når det skal behandles en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Fylkestinget skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.
Fylkestinget kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:
- Hensynet til personvern krever at møtet lukkes
- Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.
Fylkestinget eller møtelederen kan vedta at debatten om lukking av møtet skal holdes i lukket møte. Avstemning om eventuell lukking av møtet holdes i åpent møte.
Vedtar fylkestinget å behandle en sak i lukket møte plikter fylkestingets medlemmer, fylkeskommunale tjenestemenn og andre som måtte være til stede å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt.
3.9 Åpning av møtet
Ved møtets åpning foretas navneregistrering. Møteleder redegjør for innmeldte forfall. Er det minste lovlige antall til stede, erklærer møteleder møtet satt. Under møtet kan ingen av representantene forlate møtet uten innvilget permisjon fra møteleder.
Representanter og vararepresentanter som møter etter oppropet, melder seg til møteleder før de tar
sete.
3.10 Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke står på sakslisten
Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller har vedtatt å utsette behandlingen.
Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som står på sakslisten.
Ethvert medlem kan rette forespørsler til møteleder i møtet, også om saker som ikke står på sakskartet. Møteleder kan overlate til andre å besvare forespørslene. Organet kan behandle saker som ikke er nevnt i sakslisten, med mindre møteleder eller en tredel av representantene motsetter seg dette.
Organet kan fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.
3.11 Utvidet innsynsrett for fylkestinget
Fylkestinget har rett til innsyn i alle fylkeskommunale saksdokumenter, med de begrensninger som følger av kommuneloven § 11-13.
Fylkestinget kan bare få innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger når det er nødvendig for behandlingen av en konkret sak, og forvaltningsloven § 13b første ledd hjemler unntak fra taushetsplikten.
Fylkestinget fatter selv vedtak om innsyn i fylkeskommunale saksdokumenter. Vedtak om innsyn må treffes med minst tre stemmer. Ved innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger må vedtak treffes med alminnelig flertall.
Dokumentene det blir gitt innsyn i, skal sendes hele organet, og ikke bare de medlemmene som har fremmet innsynskravet eller stemt for det.
Der det etter fylkestingets vedtak gis innsyn i taushetsbelagte opplysninger har fylkestingets medlemmer taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13.
Innsynsretten gjelder fra det tidspunkt saken saksdokumentene tilhører er sendt til behandling i folkevalgte organ. Der saksdokumentene tilhører en sak som avgjøres i den fylkeskommunale administrasjon eller i fylkesrådet gjelder innsynsretten fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet.
Bestemmelsen påvirker ikke de enkelte fylkestingsmedlemmers rett til å be om innsyn i fylkeskommunale saksdokumenter etter offentleglova.
3.12 Føring av møtebok og protokoll - møtets slutt
Fylkestinget og komiteene fører møtebok og protokoll. Følgende opplysninger skal fremgå av møteboken:
- tid og sted for møtet, samt tidspunkt for møtets start og slutt
- tidspunkt for innkalling og utsending av saksdokumenter
- møtende medlemmer
- fraværende medlemmer, og møtende varamedlemmer
- tidspunkt for medlemmers og varamedlemmers til- og fratreden under møtet, slik at man kan se hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak
- kronologisk føring av behandlede saker
- fremsatte forslag under hver sak
- avstemningsresultat, med spesifiserte stemmetall
- hvilke vedtak som er truffet
- hjemmel for vedtak om lukking av møtet
- hjemmel for vedtak om at medlem er inhabil i behandlingen av en sak, eller får fritak av personlige grunner
- andre opplysninger som er nødvendige for å vise at vedtak treffes i tråd med bestemmelser i lov og reglement
Medlemmer i fylkestinget kan kreve protokolltilførsel i møteboken, dersom slikt krav fremsettes under fylkestingets møter. Ved tvil om tilførselens saklighet avgjør fylkestinget om slik tilførsel skal tillates.
Fylkestinget velger to representanter som, sammen med møteleder, godkjenner og underskriver protokollen.
Fylkesordføreren skal legge til rette for at fylkestingets vedtak samt behandlingen av interpellasjoner og skriftlige spørsmål blir gjort digitalt tilgjengelig for fylkestingets representanter og allmennheten tidligst mulig etter at behandlingen i fylkestinget har funnet sted.